ناوگان تجاری برای فعال نگه داشتن وسایل نقلیه و جلوگیری از تاخیرهای غیرضروری بر مستندات دقیق متکی هستند. خطاهای عنوان به ندرت در هنگام تکمیل مدارک ضروری به نظر می رسند، اما به مرور زمان اختلالاتی ایجاد می کنند که بر عملیات، جدول زمانی و هزینه ها تأثیر می گذارد. همانطور که شرکتهای لوئیزیانا به گسترش ناوگان خود ادامه میدهند، این مسائل بیشتر و تاثیرگذارتر میشوند.
تجزیه و تحلیل صنعت نشان می دهد که مسائل مستندسازی یک نگرانی رو به رشد است. Deloitte گزارش می دهد که 22 درصد از هزینه های عملیاتی غیرمنتظره ناوگان ناشی از انطباق و شکاف های اسنادی است. این مدل بر شرکتهای لوئیزیانا تأثیر میگذارد، زیرا آنها ثبتها، حق حبس، تمدید و تغییرات مالکیت موجودی خودروهای بزرگتر را مدیریت میکنند.
چرا خطاهای عنوان باعث اختلال در عملیات ناوگان می شود؟
اکثر اختلافات عنوان در دستههای قابل پیشبینی قرار میگیرند و اغلب تنها زمانی ظاهر میشوند که شرکتها در تلاش برای فروش، تمدید، ثبت یا انتقال خودرو هستند. مشکلات رایج عبارتند از:
- VIN اشتباه وارد شده است
- اطلاعات شرط بندی قدیمی
- امضاهای گم شده
- نقل و انتقالات نامناسب به خارج از کشور
- اختلافات مالکیت
- شکاف در چرخه های ثبت نام
- اسناد پشتیبانی موجود نیست
یک اشتباه کوچک در VIN می تواند از فروش مجدد جلوگیری کند. مفقود شدن حق حبس می تواند انتقال را به طور کامل متوقف کند. هنگامی که یک ناوگان ده ها یا صدها وسیله نقلیه دارد، این تاخیرها جمع می شوند و اصطکاک عملیاتی ایجاد می کنند.
شرکت های لوئیزیانا با ناوگان چند وسیله نقلیه اغلب با این مسائل در مقیاس مواجه هستند. هرگونه مغایرت مستلزم تصحیح دستی است و خطاهای حل نشده گردش کار را برای مدیران ناوگان که مسئول حفظ انطباق در تمام واحدها هستند، کند می کند.
تاثیر مالی پنهان
هزینه های مستقیم تنها بخشی از مشکل است. تأخیرهای غیرمستقیم بر عملکرد ناوگان به گونهای تأثیر میگذارند که اپراتورها گاهی اوقات نادیده میگیرند. ناوگان خودرو گزارش می دهد که شرکت ها به طور متوسط از دست می دهند پنج تا ده روز زمان برای استقرار یک وسیله نقلیه هنگامی که مسائل مربوط به مالکیت یا ثبت ایجاد می شود. هنگامی که برای یک ناوگان بزرگ اعمال می شود، این تاخیرها قابل توجه می شوند.
اثرات اضافی عبارتند از:
- تا زمانی که مدارک تکمیل نشده باشد، وسایل نقلیه نمی توانند وارد سرویس شوند
- فرصت های فروش مجدد به دلیل از دست رفتن اسناد
- سفرهای متعدد به ادارات دولتی
- مطالبات معوق بیمه
- وقفه در فعالیت های درآمدزا
برخی از شرکت ها باید واحدهای غیرفعال را تا زمانی که اسناد اصلاح شود ذخیره کنند، که فشار بیشتری بر عملیات وارد می کند.
نقل و انتقالات خارج از ایالت به پیچیدگی می افزاید
از آنجایی که بیشتر شرکتهای لوئیزیانا وسایل نقلیه را از فروشندگان خارج از ایالت خریداری میکنند، نقل و انتقالات خارج از ایالت به منبع مهمی از اختلافات تبدیل شده است. قالب های عنوان بسیار متفاوت است. برخی از ایالتها به فرمهای کیلومترشمار جداگانه نیاز دارند، برخی دیگر این اطلاعات را در عنوان قرار میدهند، و چندین ایالت از قالبهایی استفاده میکنند که لوئیزیانا آنها را نمیپذیرد.
این تفاوت ها منجر به مشکلات رایج می شود:
- اطلاعات مسافت پیموده شده از دست رفته است
- مسافت پیموده شده جزئی یا نادرست وارد شده است
- مدارک بازداشت ناقص
- جزئیات مالکیت که با سوابق پشتیبانی مطابقت ندارد
- امضا در زمینه هایی که لوئیزیانا آنها را به رسمیت نمی شناسد
تحلیل اخیر در بررسی شیوههای مدیریت مالکیت ناوگان برای شرکتهای لوئیزیانا نشان میدهد که با رایجتر شدن تراکنشهای ناوگان بین ایالتی، این اختلافات در حال افزایش است.
چگونه خطاها خطرات انطباق مرکب را ایجاد می کنند
خطاهای عنوان به ندرت به صورت مجزا وجود دارد. آنها اغلب در چندین فرآیند نظارتی به طور همزمان مداخله می کنند. اپراتورهای ناوگان لوئیزیانا باید قوانین اسناد ایالتی و فدرال را دنبال کنند و اختلاف در هر قسمت از پرونده می تواند بر نتایج بیمه، تمدید یا ممیزی تأثیر بگذارد.
مثالها عبارتند از:
- مالکیت نامناسب بر تأیید بیمه نامه تأثیر می گذارد
- عناوین رد شده در طول تلاش برای تمدید
- تاخیر در پاسخگویی به درخواست های ممیزی ناوگان
- عدم تطابق حق حبس بر تامین مالی یا تامین مالی مجدد
- اسناد ناقص به روز رسانی ثبت نام را مسدود می کند
با رشد ناوگان، این خطرات افزایش می یابد. انبوهی از مسائل اسنادی حل نشده می تواند بخش بزرگی از ناوگان را به طور همزمان تحت تاثیر قرار دهد.
چرا مدیریت ساختار یافته املاک به ناوگان لوئیزیانا کمک می کند؟
یک رویکرد ساختاریافته برای اسناد مالکیت به جلوگیری از مشکلات مکرر مانند شمارههای VIN متناقض، اطلاعات منسوخ شده حق حق و فرمهای مفقود کمک میکند. متمرکزسازی دقت را بهبود می بخشد و بار اداری را بر مدیران ناوگان کاهش می دهد.
مزایا عبارتند از:
- استانداردهای مستندسازی منسجم برای هر وسیله نقلیه
- ردیابی آسان تر تمدیدها، انقضا و تاریخ های انطباق
- فرآیندهای فروش مجدد یا انتقال سریعتر
- دقت بهبود یافته در طول ممیزی چند وسیله نقلیه
- کاهش زمان توقف ناشی از گم شدن اسناد
برای ناوگان 20 واحدی یا بیشتر، مدیریت متمرکز اغلب با افزایش حجم اسناد ضروری می شود.
وقتی ناوگان به تعمیر و نگهداری حرفه ای روی می آورند
بسیاری از شرکتهای لوئیزیانا هنگامی که ناوگانشان به اندازهای رسید که ردیابی دستی غیرعملی میشود، از کمک خارجی استفاده میکنند. پشتیبانی حرفه ای نگهداری سوابق ساختاریافته و تصحیح پیشگیرانه مسائل مربوط به اسناد را قبل از رسیدن به ادارات دولتی ارائه می دهد.
چشم انداز نهایی
اختلاف سرفصل ها باعث اختلال در عملیات، افزایش کار اداری و ایجاد توقف غیر ضروری برای ناوگان تجاری می شود. برای شرکت های لوئیزیانا با موجودی وسایل نقلیه در حال گسترش، حتی اشتباهات جزئی کاغذی می تواند استقرار را به تاخیر بیاندازد و برنامه ریزی را مختل کند.
شرکتهایی که در مدیریت سازمانیافته اموال سرمایهگذاری میکنند، این ریسکها را کاهش میدهند، دقت را حفظ میکنند و ناوگان خود را بدون تاخیر غیرمنتظره به کار میاندازند. همانطور که الزامات اسناد افزایش می یابد و تراکنش های بین ایالتی همچنان در حال رشد هستند، مدیریت ساختار یافته دارایی بخشی کلیدی از عملیات ناوگان باقی خواهد ماند.
